Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for MinMemoria web-applikasjon. Gjennom å bruke vår nettside og tjeneste samtykker du til denne personvernerklæringen. 

 

1. Bakgrunn

Memoria (“tjenesten”) eies og driftes av MinMemoria AS. Som bruker av tjenesten gir du oss tilgang til personopplysninger som du registrerer, altså opplysninger som kan identifisere deg som fysisk person. Som bruker av tjenesten er du selv behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom tjenesten.

Hensikten med denne personvernerklæringen er at du som bruker skal vite hvilke opplysninger MinMemoria AS som databehandler samler inn om deg, formål med denne innsamlingen og dine rettigheter rundt egne personopplysninger. Personvern er viktig for oss, og vi er opptatte av at ditt personvern ivaretas og behandles med respekt.

 

2. Formål

Formålet med innhenting av personopplysninger er å oppfylle de forpliktelser vi som leverandør har ovenfor deg som bruker eller kunde av tjenesten. Disse forpliktelsene innebærer bruk av tjenesten, formidling av relevant informasjon om f.eks. oppdateringer eller endringer i tjenesten, brukervilkår mv., kundestøtte og administrasjon. Som bruker har du til enhver tid rett til å be om at dine opplysninger rettes eller slettes, og til å få innsyn i, samt utlevert, de personopplysninger vi har om deg. Du kan til enhver tid se, rette eller slette dine personopplysninger fra kontoinnstillinger i tjenesten.

 

3. Brukers personopplysninger

3.1 Brukerkonto

For å bruke tjenesten må du opprette en brukerkonto. For å opprette brukerkonto må du oppgi følgende opplysninger:

  • Ditt navn
  • Din e-postadresse

Formålet med disse opplysningene er å sikre en kommunikasjonsflyt mellom deg og oss, f.eks ved behov for support, relevant informasjon om oppdateringer eller endringer i løsningen og administrasjon/fakturering. Din e-postadresse benyttes også som et sikkerhetsledd ved endring av passord eller brukernavn, der slike endringer må bekreftes via din e-post.

3.2 Personopplysninger i Memoriaprofil

I Memoria kan du opprette Memoriaprofil for deg selv eller noen andre. Opplysninger du kan dele i en Memoriaprofil er:

  • Navn, fødselsdato, hjemsted og kjønn
  • Beskrivelse av person og interesser
  • Bilder av person
  • Informasjon om personens nære relasjoner
  • Historier og bilder fra personens liv

Opplysninger i den enkelte Memoriaprofil er kun tilgjengelige for de som gis tilgang til den aktuelle Memoriaprofilen. Personen som oppretter Memoriaprofil er automatisk profilens administrator og kan videre gi andre lesetilgang eller tilgang som bidragsyter (redigeringstilgang). Bidragsytere kan gi tilgang til nye bidragsytere, og personer med lesetilgang kan gi nye personer lesetilgang.

3.3 Samtykke

Alle personopplysninger om levende personer, herunder navn, bilder og beskrivelser, krever samtykke fra den enkelte eller noen som har samtykkerett på vegne av personen før det legges inn i en Memoriaprofil. Dersom du ikke har innhentet slikt samtykke kan du gjerne bruke vår mal. Hver bruker er selv ansvarlig for at personer de deler opplysninger om samtykker til dette, og er innforstått med at slikt samtykke når som helst kan trekkes tilbake.

 

4. Underleverandører

Underleverandører som MinMemoria AS benytter seg av kan ikke bruke personopplysninger til annet formål enn å yte tjenesten som er avtalt. Dette er regulert gjennom egen databehandleravtale med hver enkelt underleverandør. Underleverandører kan inngå avtaler med andre underleverandører.

MinMemoria har inngått databehandleravtale med følgende foretak, jf. Nedenfor;

  • Fiken AS, org. 913 312 465, kontakt@fiken.no
  • Code 11 AS, org. 919 299 169, terje@code11.com
  • Intercom R&D Unlimited Company, compliance@intercom.com
  • Pipedrive ltd, org. 920 862 349, dpo@pipedrive.com
  • Microsoft / Office 365

4.1 Chatløsning

For å kunne tilby deg en rask og enkel måte å kontakte oss på har vi implementert en chat-tjeneste som heter Intercom. Opplysninger som innhentes av Intercom er:

  • Ditt navn
  • Din e-postadresse
  • Din IP-adresse

Formålet med å innhente ovennevnte opplysningene er at din samtalehistorikk med oss er tilknyttet og tilgjengelig for deg som bruker, som igjen hjelper oss å gi kontinuitet i vår kundestøtte. Samtidig brukes Intercom til statistikk og videreutvikling av tjenesten, ved at brukerens fysiske lokasjon (via IP-adresse), operativsystem, mobile enhet osv loggføres. Dette er for å kunne tilby en best mulig tjeneste, og så langt det lar seg gjøre tilpasse oss mot våre brukeres vaner og tekniske enheter.

4.2 Administrasjon og fakturering

Dersom du er administrator for Memoriaprofilen, og Memoriaprofilen ikke er tilknyttet en omsorgstjeneste som har avtale med oss, vil dine kundeopplysninger lagres i vårt regnskapssystem fra Fiken AS. Dette er vi pliktige til etter regnskapsloven. Du kan lese mer om Fiken her.

I regnskapssystemet lagres følgende opplysninger:

  • Ditt navn
  • Din e-postadresse
  • Navn på Memoriaprofil (fakturagrunnlag)

Det er inngått egen databehandleravtale med Fiken.

4.3 Softwareutvikling og lagring

For utvikling av softwaren Memoria web-app og Memoria visningsapp bruker vi vår medeier og leverandør Code11 AS. Code11 har tilgang til løsningens databaser, herunder personopplysninger, for drift, utvikling og support av tjenesten. Det er inngått databehandleravtale med Code 11 AS.

 

5. Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (“cookies”) for å hjelpe oss å bedre forstå bruksmønstre på nettsiden, og for å kunne gi en best mulig tjeneste og brukeropplevelse. Informasjonskapslene gjør f.eks. at nettsiden kan huske at du er du selv når du åpner en ny side i Memoria, slik at det går raskere å laste inn hver side. Vi bruker følgende informasjonskapsler:

Cookie Innhentes av Formål
xmedia-privacy Xmedia (utvikler av nettside) Lagre ditt samtykke til bruk av informasjonskapsler, slik at du ikke blir spurt på nytt hver gang du besøker nettsiden vår.
Intercom-id-uuapxbsx

Intercom-lou-uuapxbsx

intercom-session-uuapxbsx

Intercom chat-system Kommunikasjon og support for besøkere av nettside og brukere av tjenesten.
_gat

_gid

_ga

__utma

Google analytics Statistisk informasjon om besøk på nettside.

De fleste nettlesere lar deg endre innstillinger for informasjonskapsler samt å slette disse. Merk at enkelte funksjoner i Memoria kanskje ikke fungerer helt som de skal dersom du deaktiverer informasjonskapsler helt. Her er en oversikt over hvor du finner innstillinger for informasjonskapsler i de vanligste nettleserne:

Samtykke til bruk av cookies innhentes direkte i nettleseren.

 

6. Lagring av data

Databaser som inneholder personopplysninger i form av tekst, altså navn, e-postadresser, beskrivelser o.l. er utelukkende lagret i Norge. Bildefiler som lastes opp i Memoriaprofilen lagres hos Amazon AWS, der fysisk lagring skjer i Irland.

 

7. Dine rettigheter

Du er eier av dine personopplysninger, og har full rett til å velge hvem og hvor dine opplysninger er lagret. Dine viktigste rettigheter er:

  • Innsyn: Fullt innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg, hvor opplysningene stammer fra samt formål med lagring av opplysningene.
  • Dataportabilitet: Din rett til å få dine personopplysninger utlevert i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format slik at du kan overføre det til en annen tjeneste.
  • Retten til å bli glemt: Din rett å få dine opplysninger slettet fra våre systemer. Du kan selv slette egne data ved å logge inn i tjenesten. Vi vil også slette dine opplysninger på forespørsel fra deg.
  • Klage til tilsynsmyndighet: Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du ta kontakt med oss eller sende en klage til Datatilsynet. Du finner mer informasjon om dette her.

Du kan lese mer om dine rettigheter som registrert bruker hos Datatilsynet.

 

8. Oppbevaring og sletting av dine opplysninger

Dine personopplysninger vil være lagret så lenge det er nødvendig for å kunne oppfylle formålet, altså bruk av tjenesten, utenom der MinMemoria AS er forpliktet til å lagre slike opplysninger etter regnskaps- og bokføringslovverk. Når du sletter egne data, eller ber om at disse slettes, fjernes de fra våre systemer permanent.

 

9. Kontakt

Om du har spørsmål knyttet til behandling av personopplysninger kan du ta kontakt med MinMemoria AS på post@minmemoria.no.

 

Postadresse:

MinMemoria AS

Hernesveien 3

8003 Bodø

 

10. Endringer

Ved endringer i vår behandling av personopplysninger, f.eks. som følge av endringer i tjenesten eller i lovverk, og du er registrert som bruker av tjenesten, vil du varsles for å gjennomgå vilkårene på nytt.

 


Personvernerklæring MinMemoria AS – Versjon 2.0 – Oppdatert 14.05.2018

Gjeldende for nye og nåværende brukere fra 01.01.2016