Brukervilkår

Disse vilkårene og retningslinjene for bruk regulerer bruken din av Memoria (”Tjenesten”). For å bruke tjenesten må du samtykke til disse vilkår.

 

1. Memoria

Memoria er en digital minnebok og et verktøy for sosial kontakt mellom pårørende, brukere og ansatte ved ulike helse- og omsorgstjenester. Memoria er hovedsakelig styrt av pårørende, som legger inn informasjon om brukeren, familiemedlemmer, historier og bilder fra brukerens liv. De som gis tilgang til Memoriaprofilen kan også kommunisere gjennom bilder og meldinger i Memoriaprofilen. Leverandør av tjenesten er MinMemoria AS.

 

2. Generelt om tjenesten

Tjenesten tilbys via internett, og er optimalisert for bruk på PC (nettside/webapplikasjon) og nettbrett (visingsapplikasjon). På nettsiden kan du opprette Memoriaprofil, og legge til, endre eller slette informasjon og bilder i Memoriaprofilen. Appen til nettbrett og mobil er utviklet for at hvem som helst skal kunne bruke den, uten fare for at noe blir slettet eller endret ved et uhell. I appen kan du se hele Memoriaprofilen, skrive meldinger og merke favorittbilder, men annen redigering gjøres på nettsiden. Appen er tilgjengelig for nedlastning på Apples App Store og Google Play.

Brukere er selv ansvarlig for at innhold som lastes opp gjøres med samtykke fra de personer som opplysningene handler om.

 

3. Abonnement, prøveperiode, fakturering og oppsigelse

3.1 Abonnement

Det er gratis å registrere seg og ha en brukerkonto i Memoria. Ved oppretting av Memoriaprofil blir brukerkontoen som oppretter Memoriaprofilen automatisk satt som administrator. Administrator står som ansvarlig for betaling dersom abonnement inngås. Memoriaprofilen har en gratis prøveperiode på en kalendermåned, med mindre annet er avtalt eller spesifisert.

3.2 Gratis prøveperiode

Det tilbys gratis prøveperiode til alle nye Memoriaprofiler. Prøveperioden er på en kalendermåned (fra dato til dato), dersom ikke annet er avtalt eller spesifisert. Det er ingen forpliktelser i prøveperioden og ingen påkrevd registrering av betalingsinformasjon.

3.3 Endt prøveperiode, betaling og fakturering

Dersom man ønsker å fortsette bruken av Memoria etter endt prøveperiode kan man velge mellom et månedsabonnement eller et årsabonnement. Priser er 99 kr per måned for månedsabonnement, eller 999 kr per år for årsabonnement (12 måneder fra abonnementets startdato). Det betales kun ett abonnement for Memoriaprofilen, uavhengig av hvor mange personer som får tilgang til profilen, eller hvor mye innhold som legges til. Det er administrator for Memoriaprofilen som håndterer betaling ved endt prøveperiode, dersom ikke annet er avtalt eller spesifisert. MinMemoria vil sende en påminnelse før prøvetiden utløper.

3.3.1 Betalingsmåte

MinMemoria AS vil sende faktura til registrert administrator for Memoriaprofilen på e-post ved endt prøveperiode og ved ny abonnementsperiode, enten månedlig eller årlig etter valgt abonnementstype.

3.3.2 Faktureringsperiode

Betaling for Memoriaprofilen faktureres ved utløpt prøveperiode, og deretter månedlig for månedsabonnement eller årlig for årsabonnement. MinMemoria AS forbeholder seg retten til å endre fakturadato eller forfallsdato dersom det er hensiktsmessig.

3.3.3 Prisendringer

Ved eventuelle prisendringer vil brukere på forhånd bli varslet. Prisendringer vil varsles i så god tid at det er mulig å si opp tjenesten før prisendringen trer i kraft.

3.4 Oppsigelse og sletting av profil

Abonnementer som sies opp innen neste belastningsdato vil ikke bli belastet for påfølgende periode. Abonnementet sies opp ved å slette Memoriaprofilen.

 

4. Bruk av tjenesten – plikter, rettigheter og eierskap

4.1 Bruk av tjenesten

Brukeren er selv ansvarlig for hvordan tjenesten benyttes. Bruk av tjenesten som ikke er i henhold til brukervilkårene kan medføre utestengelse fra tjenesten.

4.2 Samtykke

Alle personopplysninger om levende personer, herunder navn, bilder og beskrivelser, krever samtykke fra den enkelte eller noen som har samtykkerett på vegne av personen før det legges inn i en Memoriaprofil. Dersom du ikke har innhentet slikt samtykke kan du gjerne bruke vår mal. Hver bruker er selv ansvarlig for at personer de deler opplysninger om samtykker til dette, og er inneforstått med at slikt samtykke når som helst kan trekkes tilbake.

4.3 Eierskap og bruksrett til innhold i Memoria

All informasjon og bilder som lastes opp i en Memoriaprofil eies av personene som har lagt dette inn. Ved å legge inn bilder og annen informasjon aksepterer den som legger dette inn at alle som har tilgang til den aktuelle Memoriaprofil får tilgang og bruksrett til materialet.

4.4 Ikke-medisinsk innhold

Pårørende eller ansatte i helse- og omsorgstjenester som bistår i bruken av tjenesten skal ikke legge inn medisinsk informasjon. Tjenestens innhold skal utelukkende være av ikke-medisinsk karakter.

4.5 Sletting av data

Brukere kan selv slette egne data gjennom å logge inn i web-applikasjonen.

4.6 Taushetsplikt

Partene skal bevare taushetsplikt overfor utenforstående om hvem som bruker tjenesten, samt innholdet som legges inn av, eller på vegne av, pasienter, pårørende og andre brukere. Privat informasjon, herunder bilder, skal ikke deles mellom pasienter uten at dette er avtalt eller gitt samtykke til.

 

5. Tjenestens leveranse

5.1 Overordnet om tjenesten

MinMemoria AS har ansvar for forvaltning, drift og videreutvikling av tjenesten.

5.2 Informasjon til og kontakt med brukere av tjenesten

MinMemoria AS vil kontakte brukere av tjenesten via e-post ved for eksempel informasjon om nye oppdateringer, endring av vilkår, undersøkelser mv.

5.3 Endringer

MinMemoria AS har som eier av tjenesten rett til å overdra alle rettigheter og forpliktelser til et annet rettssubjekt (for eksempel ved endring av selskapsform, oppkjøp av bedrift etc.) som tilbyr tjenesten eller tilsvarende tjeneste, forutsatt at det er kontinuitet overfor brukere.

5.4 Sikkerhet

MinMemoria AS har som eier av tjenesten ansvar for at innholdet er sikret forsvarlig. Alle data lagres og forvaltes i henhold til gjeldende norske regler og forskrifter. Personopplysninger lagres og driftes utelukkende i Norge. Bildefiler som lastes opp lagres på AWS S3. All kommunikasjon foregår kryptert.

 

6. Personvern

Memoria omfatter innhenting, lagring og behandling av personopplysninger, og er følgelig betinget av et behandlingsgrunnlag. Gjennomføring av denne avtalen er behandlingsgrunnlaget i tråd med personvernforordningen artikkel 6 bokstav b.

Ved å godta brukervilkårene godtar du samtidig databehandleravtalen med MinMemoria AS som ligger vedlagt.

For ytterligere opplysninger om hvordan personvernet ditt ivaretas vises til vår personvernerklæring.

 

7. Mislighold

Memoria er ikke ansvarlig for tap som brukere av systemet lider på grunn av mislighold eller feil i tjenesten. Memoria er heller ikke ansvarlig for mangler eller manglende bruk/tilgjengelighet.

 

8. Vedlegg: Databehandleravtale

I henhold til personopplysningsloven og personvernforordningen (EU 2016/679) artikkel 28 er det i dag inngått følgende databehandleravtale mellom

(1)  Bruker av tjenesten

(«Behandlingsansvarlig»)

og

(2)  Minmemoria AS (org. no. 917 432 864)

Hernesveien 3

8003 Bodø

(«Databehandler»)

8.1 Avtalens hensikt

Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter personopplysningsloven med tilhørende personvernforordning (GDPR). Avtalen sikrer at personopplysninger ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende.

Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse.

8.2 Formål

Formålet med denne databehandleravtalen er å sikre at kravene i personopplysningsloven med tilhørende personvernforordning tilfredsstilles ved gjennomføring av brukeravtalen mellom partene.

Behandlingen av opplysninger som Databehandler gjør på vegne av Behandlingsansvarlig består i å tilby en digital minnebok og et omsorgsverktøy der familien kan dele minner.

Behandlingsansvarlig legger selv inn opplysninger, herunder personopplysninger, slik som personalia og bilder på profilen, og kan selv bestemme hvem som skal ha tilgang til opplysningene.

8.3 Databehandlers plikter

Databehandlers behandling gjøres etter de til enhver til gjeldende vilkår. Databehandler garanterer at det vil bli gjennomført egnede tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at behandlingen oppfyller kravene i personloven med tilhørende personvernforordning.

Databehandler plikter å sikre at personer som er autorisert til å behandle personopplysninger, har forpliktet seg til å behandle personopplysningene konfidensielt eller er underlagt en egnet lovfestet taushetsplikt.

Databehandler plikter etter forespørsel å gi Behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at Behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Forespørsel sendes til post@minmemoria.no

Databehandler plikter å bistå den Behandlingsansvarlige med å sikre overholdelse av forpliktelsene personvernforordning artikkel 32-36.

Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtalt eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette.

Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtale. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør.

8.4 Bruk av underleverandør

Databehandler vil benytte seg av følgende underleverandører;

  • Fiken AS, org. 913 312 465, kontakt@fiken.no
  • Code 11 AS, org. 919 299 169, terje@code11.com
  • Intercom R&D Unlimited Company, compliance@intercom.com
  • Pipedrive ltd, org. 920 862 349, dpo@pipedrive.com
  • Microsoft / Office 365

Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser, og selv plikte å oppfylle disse etter inngått databehandleravtale.

Databehandler forbeholder seg retten til å endre eller ta inn nye underleverandører ved behov. Ved bytte av underleverandør skal Behandlingsansvarlig varsles elektronisk (for eksempel per e-post) én måned før endringen finner sted.

8.5 Ivareta den registrertes rettigheter

Henvendelser fra eventuelle berørte personer vedrørende hvordan personvernet ivaretas gjennom nærværende avtale skal rettes til Databehandler, som plikter å besvare henvendelser uten ugrunnet opphold.

8.6 Sikkerhet

Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven, herunder spesielt personvernforordningen artikkel 32. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjon skal være tilgjengelig på Behandlingsansvarliges forespørsel.

Avviksmelding etter personvernforordningen artikkel 33 skal skje ved at Databehandler melder avviket til Behandlingsansvarlig. Databehandler har ansvaret for at avviksmelding sendes Datatilsynet.

8.7 Avtalens varighet

Avtalen varer fram til den sies opp av Behandlingsansvarlig, eller dersom Behandlingsansvarlig sletter sin Memoriaprofil.

Databehandler skal slette personopplysningene uten ugrunnet opphold etter avtalens opphør.

 


Vilkår og retningslinjer for bruk – Versjon 3.0 – oppdatert 05.07.2018

Gjeldene for nye og nåværende brukere fra 01.01.2016